Yetki, Görev ve Sorumluluklarımız

           Yazı İşleri ve Evrak Şube Müdürlüğü; 2547 sayılı Kanunun 51. maddesi uyarınca kurulmuş olup, 124 sayılı Yükseköğretim Üst Kuruluşları ile Yükseköğretim Kurumlarının İdari Teşkilatı Hakkında Kanun Hükmünde Kararnamenin Genel Sekreterlik başlıklı 27. maddesinde yer alan görevlerden Birimimizi ilgilendiren görevler ile aşağıda belirtilen iş ve işlemleri yürütmektedir.

Birimimizce Yürütülen İş ve İşlemler:

* Üniversite Senatosu, Yönetim Kurulu ve Disiplin Kurulu gündem önerilerinin alınması ve gündem hazırlıklarının yapılması,

* Genel Sekreter tarafından Rektörlük Makamına sunulan ve kesinleşen Üniversite Senatosu ve Yönetim Kurulu gündemleri ile gündem eklerinin üyelere gönderilmesi, Rektörlük Makamı adına toplantı çağrısının yapılması,

* Üniversite Senatosu, Yönetim Kurulu ve Disiplin Kurulunda alınan kararların yazılarak, gündem teklifinde bulunan birimlere iletilmesi,

* Üniversitenin birimleri tarafından hazırlanan yönetmelik taslaklarına, Senato görüşü doğrultusunda son şeklinin verilerek Resmi Gazetede yayımlanmak üzere gönderilmesi,

* Üniversitenin çeşitli birimleri tarafından hazırlanan yönerge, esas vb. iç mevzuat taslaklarına, Senato görüşü doğrultusunda son şeklinin verilerek Üniversite web sayfasında yayıma gönderilmesine ilişkin işlemlerin yürütülmesi,

* Üniversite bünyesinde kurulması planlanan uygulama ve araştırma merkezlerinin kuruluş dosyalarının Senatoya sunulması aşamasındaki çalışmaların yapılması veya takibi,

* Senato tarafından görüşülen uygulama ve araştırma merkezi kuruluş tekliflerine, Senato görüşü doğrultusunda son şeklinin verilmesi, teklife kuruluş onayı alınmak üzere dosyanın Yükseköğretim Kurulu Başkanlığına (YÖK) gönderilmesi, kuruluşu YÖK tarafından onaylanan uygulama ve araştırma merkezi yönetmelik taslaklarının yayımlanmak üzere Resmi Gazeteye gönderilmesi,

*Genel evrak birimine gelen evrakların takibin yapılması,

* Birimler tarafından taslak olarak hazırlanmış ve Müdürlüğümüze iletilmiş yurtiçi protokollerin hukuki, mali görüş vb. işlemler sonrası imzalanmak üzere hazır hale getirilmesi,

* Üniversite tarafından imzalanan tüm yurtiçi protokollerin takibi, korunması, arşivlenmesine ilişkin işlerin yapılması, 

* Rektörlük veya Genel Sekreterlik Makamı adına takip edilmesi gereken ve diğer idari birimlerin doğrudan görev alanına girmeyen konulardaki özel dosyaların hazırlanması,

* Rektörlük veya Genel Sekreterlik Makamı adına takip edilmesi gereken ve diğer idari birimlerin doğrudan görev alanına girmeyen veya koordinasyon gerektiren (Valilik Brifing vb.) rutin dosyaların hazırlanması, güncellenmesi ve takibinin yapılması,

* Üniversitemizde yeni kurulan akademik ve idari birimlerin kuruluş onayları sonrasında Devlet Teşkilatı Merkezi Kayıt Sistemi (DETSİS) üzerinden birim yazışma kodlarının alınması ve EBYS'ye eklenmek üzere Bilgi İşlem Daire Başkanlığına iletilmesi,

* Birimlerimizden gelen yazılı talep doğrultusunda, ilgili birimler bünyesinde kurulan alt birimlere ait yazışma kodlarının Devlet Teşkilatı Merkezi Kayıt Sistemi (DETSİS) üzerinden alınması ve EBYS'ne eklenmek üzere Bilgi İşlem Daire Başkanlığına iletmek,

* Birim/bölüm/program kapatılması ya da ismi güncellenmesi durumunda Devlet Teşkilatı Merkezi Kayıt Sisteminde (DETSİS) gerekli güncellemeleri yapmak ve EBYS'de gerekli işlemlerin yapılması için Bilgi İşlem Daire Başkanlığına iletilmesi,

* Üniversitemizde KEP, UETS ve EBYS ile ilgili iş ve işlemleri Bilgi İşlem Daire Başkanlığı ile iş birliğinde yürütmek,

* Üniversitemiz Ulusal Elektronik Tebligat Sistemi (UETS) sistemine gelen evrakın, Elektronik Belge Yönetim Sistemine (EBYS) aktarılması ve evrak sevk akışına alınması,

* Üniversitemiz Kayıtlı E-Posta (KEP) sistemine gelen evrakların, Elektronik Belge Yönetim Sistemine kayıt işlemlerine yapılması ve evrak sevk akışın alınması, 

* Üniversitemiz akademik ve idari birimleri tarafından KEP sistemi üzerinden gitmesi istenen evrakların gönderilmesi,

* Rektörlüğümüze fiziki olarak (posta, kargo, elden teslim vb yollarla) gelen evrakların Elektronik Belge Yönetim Sistemine (EBYS) kayıt işlemlerinin yapılması ve evrak sevk akışına alınması,

* Rektörlüğümüze fiziki olarak gelen, kayda alınan ve acil-süreli-gizli vb. özellik sebebiyle zimmetle teslimi gereken evrakların ilgili birim veya yetkili makamlara aynı gün içerisinde teslim edilmesi,

* Kurum dışına gönderilmek üzere ilgili birim tarafından (adres bilgileri eksiksiz, zarflı olarak) hazırlanan yazıların posta, kargo veya elden tesliminin sağlanması,

* Rektörlük, Rektör Yardımcıları ve Genel Sekreterlik Makamlarına gelen her türlü evrak, gönderi vb. ilgili Makam sekreteryalarına teslimi,

* Kurum içine veya kurum dışına giden ve zimmetle teslimi gereken evrakın zimmet tutanaklarının hazırlanması, teslim sonrasında arşivlenmesi,

* Zimmetle teslim edilmesi gerekmeyen ve EBYS üzerinden ilgili birime yönlendirilmiş rutin evrakların dağıtımı ile ilgililerce uygun görülen afiş vb. basılı materyalin Genel Evrak Ofisinde bulunan birim posta kutularına bırakılması ve gerektiğinde ilgili birimin haberdar edilmesi.

* Üst amirleri tarafından verilecek diğer görevleri yerine getirmek.